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CONTROLADORIA EMPRESARIAL

Manual de Auditoria Interna


CONTROLES INTERNOS PARA EVITAR FRAUDES, ERROS E INEFICIÊNCIAS RELACIONADOS COM OS PAGAMENTOS DA EMPRESA

 

Controles Internos dos Pagamentos

ESTOQUE - ALMOXARIFADO

O almoxarifado é constituído pelo estoque de itens pequenos, por exemplo: papel, parafuso, óleo, material de limpeza, material de escritório, etc.

A empresa tem definida quantidade mínima e máxima de estoque de cada produto.

Estoque atinge quantidade mínima: necessidade de compra.

O responsável pelo estoque emite diariamente um relatório dos produtos que atingiram a quantidade mínima.

Esse relatório é repassado ao responsável de cada setor, o qual emite uma requisição para compra dos materiais necessários (o responsável pelo estoque não poderá fazer requisição sem a autorização do responsável do setor, pois podem existir materiais que não serão mais utilizados ou serão substituídos por outra marca, se comprados nessas condições, a empresa estará despendendo recursos desnecessários com a aquisição de bens em desuso).

O sistema deverá criar um bloqueio dos materiais não mais utilizados para que não estejam constantemente na lista dos estoques mínimos.

Estoque de matérias-primas

O estoque de matérias-primas, normalmente é próximo da produção e separado do estoque do almoxarifado.

Deve manter estoque mínimo, médio (ideal) e máximo.

Também, quando atinge o estoque mínimo, emitir relatório com a necessidade da compra, o qual será encaminhada para o setor de produção.

O setor de produção, de acordo com a programação de produção do mês, devidamente estudada, planejada e autorizada pela administração, emite requisição para compra de matérias-primas, pelas pessoas devidamente autorizadas.

REQUISIÇÕES DE COMPRAS

Devem conter os seguintes dados:

- controle numérico

- data

- constar a quantidade e as especificações detalhadas de cada produto

- identificado o setor

- assinatura do requisitante (almoxarifado) e do responsável pelo setor

- assinatura do estoque de produção, Engenheiro de Produção, responsável pelo setor de produção

O comprador da empresa, mediante a requisição, abre a Ordem de Compra.

A ORDEM DE COMPRA

Deve conter:

- data

- numeração

- quantidade e especificações dos produtos

- identificação do setor

- cotação de preços, condições de pagamento, etc. em anexo, no mínimo três cotações, quando forem valores pequenos, deixar anotado o número do telefone, o nome das empresas contatadas e o valor dos produtos cotados.

- o valor unitário, valor total e as condições gerais de pagamento e de qualidade do produto negociadas com o fornecedor selecionado pela empresa

- assinatura do Engenheiro de produção ou responsável

- assinatura do Diretor de Produção (a empresa deve ter política determinando os limites de cada compra e quem autoriza, ultrapassando tal limite)

- assinatura do Responsável pelo orçamento ou pelo fluxo de caixa da empresa, para viabilizar o recurso na ocasião

- assinatura do Comprador.

Manter controle das Ordens de Compras em Aberto

Constar na nota fiscal de aquisição o número da Ordem de Compras

Ao chegar o produto comprado, deve ser recebido em setor específico: RECEPÇÃO.

CONTROLES INTERNOS NA ÁREA TRIBUTÁRIA

DCTF

- Manter arquivado em separado as DARFs, Declarações de Compensação e outros documentos que comporão o preenchimento da DCTF.

- Lembre-se o valor declarado na DCTF será cruzado com a DIRF, DIPJ e outras declarações.

- Os tributos declarados na DCTF devem estar de acordo com os pagamentos (DARF) ou compensações (PERDCOMP). Esses pagamentos ou compensações estão declarados individualmente na DCTF. Os valores pagos e não declarados serão inscritos em dívida ativa e cobrados com multa de Ofício de 75% e pela variação da SELIC.

- Devem ser declarados os valores líquidos de retenções de órgãos públicos e outras retenções.

- Conferir se os códigos e o período de apuração dos tributos estão lançados corretamente em conformidade com as DARFs ou PERDCOMPs. Caso estejam informados incorretamente e não batem com os respectivos recolhimentos, a Receita Federal enviará cobrança das diferenças, com multa de 75% calculada sobre o total do tributo, mesmo que pagos parcialmente ou esteja incorreta a informação do período de apuração.

- Informar corretamente a opção lucro real trimestral ou anual e ainda lucro presumido.

- Os tributos declarados na DCTF devem conferir com os tributos constantes na Declaração de Imposto de Renda Pessoa Jurídica. Significa que o PIS, COFINS, IPI, IRPJ e CSSL mensal e outros constantes na DIPJ deverão estar de acordo com a DCTF.

- Os recolhimentos a título de antecipação de IRPJ e CSSL devem ser declarados na DCTF, conforme recolhidos, caso haja alterações, complementos mensais ou recolhimentos a maior, por ocasião da entrega da DIPJ, a empresa deverá apresentar a DCTF RETIFICADORA. O mesmo deverá ser feito com PIS, COFINS, IPI, IRRF, dentro outros.

- Qualquer compensação de tributos, a partir de 01/10/2002, deverá ser efetuada através da PERDCOMP, mesmo as compensações de tributos de mesma espécie (Ex: compensação de Pis com Pis) e informadas na DCTF. A compensação de tributos de espécies diferentes (Ex.: IRPJ com COFINS) segue o mesmo raciocínio.

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Manual de Auditoria Tributária

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